Jak vedeme projekty (Essentials Seven)
Metodika Essential Seven vychází z více než 10 let zkušenosti v 10 zemích světa a je založena na mezinárodně uznávaných postupech Prince 2 a OnTarget společnosti Microsoft.
Hlavní přínosy metodiky Essential Seven
Essential Seven je navržena tak, aby byly naplněny jak požadavky IT specialistů na plynulý, bezproblémový průběh implementace, tak i požadavky manažerů na přínosy výsledného informačního systému. Hlavní přínosy metodiky Essential Seven lze rozdělit do dvou oblastí:
1. Vliv Essential Seven v oblasti implementace:
- implementace informačního systému včas (díky precizně řízenému odzkoušenému procesu implementace)
- implementace v požadovaném rozsahu (díky podrobné IT i business analýze)
- implementace bez překročení rozpočtu
- plynulý přechod na nový systém, minimalizace rizik spojených s novým systémem.
2. Přínosy metodiky Essential Seven na společnost po dokončení implementace:
- zefektivnění procesů založených na informačním systému
- úspory nákladů plynoucích ze zefektivněných procesů
- snadný přístup k datům a tvorbě analýz
- snazší řízení firemních procesů založených na novém informačním systému
- nárůst obratu (efektivnější CRM a komunikace s klienty, rychlejší logistika, kvalitnější produkce)
- rychlejší rozvoj společnosti (management může trávit méně času na statických problémech a může se soustředit na strategický rozvoj).
Jak vypadá proces implemenace
Abychom těchto cílů dosahovali, Essentials Seven rozpracovává proces implementace do těchto 7 základních kroků:
- Diagnostika (probíhá před podpisem smlouvy)
- Kick off meeting
- Analýza (workshopy, business modeling, FRD)
- Návrh
- Vývoj
- Implementace
- Go-live
Velmi důležitou součástí Essential Seven je Řízení změn a rizik. Díky nim můžeme klientovi zaručit, že průběh implementace proběhne bez problémů a výsledný systém bude odpovídat požadavkům klienta.
Stručná avšak efektivní Diagnostika je první etapou metodiky Essential Seven. Probíhá ještě před uzavřením závazné smlouvy. Tato fáze je zárukou toho, že podaná nabídka i návrh smlouvy jsou realistické a že vhodně řeší požadavky vaší společnosti na nový informační systém.
Diagnostika
V rámci Diagnostiky vytvoříme Business Case, neboli ekonomický plán realizace projektu. Pomocí něj můžeme stanovit, zda je projekt vymezený zadanými požadavky úspěšně realizovatelný a zda je rozpočet realistický.
Díky této první (pre-sale) fázi naší implementace jsme nemuseli ani jeden z našich projektů nechat nedokončený.
Jak v projektu pokračujeme?
» Přejít na krok 2 –Kick off meeting
Postupné kroky
Postupné kroky jsou:
- formulování vize – hlavní cíle a přínosy implementace nového systému
- definice hlavních rizik a způsobů jejich řízení
- vypracování plánu implementace.
Již v této fázi budete komunikovat s konzultanty (tedy nejen s obchodníky, jak je zvykem u některých konkurentů) – se specialisty, kteří znají produkt a reálně ohodnotí možnosti.
Kick off meeting
Po podepsání smlouvy je zorganizován Kick off meeting (úvodní schůzka), který zaručuje, že projekt začíná v kontrolované a organizované podobě.
Výstupem tohoto meetingu je dokument zvaný Zakládací listina projektu (PID), který slouží jako podklad pro další pokračování projektu.
Schválení a dokončení dokumentu „Zakládací listina projektu (PID)“ je podstatné pro uskutečnění dalších kroků projektu.
Dokument Zákládací listina projektu obsahuje :
- Účely a cíle projektu
- Organizace a kontrola projektu
- Členové projektového týmu včetně kontaktů
- Požadavky na zdroje klienta
- Funkční rozsah
- Rizika a sporné otázky (problémy) projektu
- Přístup, rozfázování a klíčové milníky projektu
Analýza (workshopy, business modeling, FRD)
Třetí etapou Essential Seven je Analýza. Cílem je konkretizovat vizi z Kick off meetingu .
V rámci této etapy proběhnou tyto kroky:
- Workshopy
- Business modeling
- Vypracování a odsouhlasení dokumentů (zejména FRD)
Workshopy | konkretizace požadavků zákazníka
Nejvíce času u workshopů věnujeme procházením aplikace Microsoft Dynamics. S použitím kontrolního seznamu identifikujeme ty oblasti, které potřebují úpravy (Gap-fit analýza – které požadavky jsou řešeny našim standardním řešením a které budou vyžadovat programovou změnu).
Cílem workshopů je také zjistit požadavky na:
- migraci dat ze starých systémů
- integraci s externími systémy
- IT infrastrukturu, její optimalizace
- výstupy (reporty, analýzy).
Business modeling | podstata efektivního systému
Business modeling je zásadním krokem pro vytvoření efektivního informačního systému, který bude přispívat k rychlejšímu růstu společnosti, úspoře nákladů, zefektivnění podnikových procesů a snazšímu řízení firmy.
Na základě našich mnohaletých zkušeností s návrhy dobrých informačních systémů si velmi dobře uvědomujeme důležitost business modelingu a této fázi dáváme vysokou prioritu.
Během konzultací se seznámíme s existujícími procesy u zákazníka a s požadavky na jejich vylepšení. Současně představíme možné změny procesů, které dle našich dlouholetých zkušeností zlepší výkonnost zákazníka.
Výsledkem konzultací a dohody se zákazníkem je konkrétní seznam, který popisuje cílový stav business procesů pro řešené oblasti.
Vypracování a odsouhlasení dokumentů | roadmap
Výstupy ze všech workshopů a konzultací podnikových procesů budou podrobně zdokumentovány. Společnost Essence International poté předloží zákazníkovi k odsouhlasení následující dokumenty:
Dokument funkčních požadavků (FRD)
Minimální požadavky na funkčnosti
- Návrh efektivních business procesů
- Analýza potřeb pro školení
- Detailní plán realizace
- Aktualizované přehledy rizik a problémů.
- Formální odsouhlasení všech dokumentů je nutná před zahájením fáze Návrhu.
Návrh
V rámci Návrhu převedeme požadavky zjištěné analýzou do konkrétní podoby našeho řešení.
Hlavní prvky jsou:
- Návrh programových úprav systému
- Návrh nastavení systému
- Plán migrace dat
- Plán instalace programového vybavení
- Plán integrace s okolními systémy
- Kritéria akceptace
- Testovací plány.
Vývoj
Během fáze Vývoje se řeší tři klíčové úlohy:
- Vývoj modifikací, testování zdokumentování navržených programových úprav systému.
- Naprogramování převodů / migrace dat, procedury pro přechod na nový systém.
- Vývoj a testování integrace s externími systémy.
Při dokončování každého z těchto úkolů budou konzultanti společnosti Essence úzce spolupracovat se zaměstnanci klienta.
Všechny modifikace systému Microsoft Dynamics jsou programovány s použitím těch nejlepších praktických zkušeností („best practice“) společnosti Essence, které jsou základem pro podporu kvality v obecném smyslu, a které jsou navrženy s ohledem na dosažení těchto ukazatelů kvality :
- Je patrno naplnění požadavků zákazníka
- Systém lze snadno udržovat
- Systém lze dále upravovat a aktualizovat
Implementace
V rámci fáze Implementace nainstalujeme potřebný software na servery i pracovní stanice. Nastavíme uživatelské práva k systému tak, aby všichni mohli pracovat a nikdo nemohl změnit nebo číst oblasti, které nepotřebuje.
V této fázi probíhá rovněž vyškolení uživatelů tak, aby byli schopni samostatného používání systému po rozběhu. Další důležité činnosti:
- Převedení dat ze starých systémů (aktuální data potom ještě jednou těsně před rozjezdem)
- Nastavení systému podle domluvených požadavků (obchodní, účetní, výrobní, logistické a další procesy)
- Propojení externích systémů
- Nastavení testovacího prostředí
- Nastavení manažerských výstupů
- Vyškolení uživatelů
- Zákazník je požádán, aby sestavil Plány uživatelského akceptačního testu.
- Uživatelské testování a zpětná vazba.
Před ukončením fáze Implementace se za pomocí „Go-live review“ ujistíme, že zákazník je dostatečně připravený na nový systém.
Go-live
KVALITNÍ PROCESY ŘEŠENÍ PŘÍPADNÝCH PROBLÉMŮ
Cílem závěrečné fáze metodiky Essential Seven Go-live je zajistit snadný přechod na nový systém a přitom minimalizovat zásah do obchodních aktivit zákazníka.
Fáze ostrého rozjezdu (Go-live) bude využívat procesy a procedury, které byly schváleny v předchozích fázích.
Hlavními kroky jsou:
- Statická data budou převedena do nového systému.
- V případě potřeby budou navedena transakční data.
- Implementační team Essence je připraven řešit v nejkratší možné době případné problémy na straně zákazníka.
- Pomáháme zákazníkovi, pokud někteří jeho zaměstnanci nedokáži na poprvé zvládat jednotlivé procesy sami.
- Jsme vždy k dispozici.
V záloze budou připraveny rezervní plány, aby se předešlo případným problémům po ostrém rozjezdu systému.
Po rozjezdu systému bývá v Essence obvyklé, že několik prvních týdnů jsou naši konzultanti na místě a pomáhají s pořizováním prvních dokladů, nebo s prvním spuštěním komplikovanějších operací (uzávěrky, přiznání k DPH, synchronizace). Tím se ujistíme, že systém je používán správně a data v něm zachycují realitu.
Po fázi ostrého rozjezdu (go- live), která byla provedena za pomoci projektového týmu, a po dohodnuté době intenzivní (poimplementační) podpory bude odpovědnost za systém přesunuta na dohodnutou úroveň supportu.
Rozjezdem samozřejmě spolupráce nekončí, samozřejmostí je i uživatelská podpora po implementaci formou hotline, e-mailového nebo webového supportu. Naši konzultanti jsou stále připraveni pomoci řešit jakékoliv obtížné situace, nebo reagovat na změny či nové požadavky.